‘Focus op wat nodig is, niet op hoe het gemaakt moet worden’

Op 9 en 10 oktober jl. hield het RB&W Kennisnetwerk Veiligheid voor het twaalfde jaar op rij de CCR Summit. CGI en partners TriOpSys, Ordina, Hexagon en Frequentis – verenigd onder de naam TOCH – organiseerden hier een spraakmakende paneldiscussie voor overheden met een kerntaak binnen publieke en nationale veiligheid. Het onderwerp: de realisatie en implementatie van het Nationaal Meldkamer Systeem, kortweg NMS.

Hoe bestuur je een complex project als het Nationaal Meldkamer Systeem (NMS) en maak je er een succes van? Wie heeft welk belang? Hoe krijgt ieder wat hij of zij wil? Hoe realiseer je dit in een beperkt tijdspad en binnen een realistisch budget? Hoe zorg je ervoor dat het nieuwe systeem geaccepteerd wordt en echt gaat werken? Dit zijn stevige vragen die niet één-twee-drie beantwoord kunnen worden. Niet voor niets duurt de voorbereiding op deze aanbesteding al enkele jaren. Er zijn simpelweg vele ins & outs die om aandacht vragen. Een van de manieren om tot adequate antwoorden te komen, is met deskundigen uit het werkveld het gesprek aangaan en zo diverse aspecten kritisch tegen het licht houden. En zo geschiedde tijdens de CCR Summit.

Vier stellingen
Bij dit jaarlijkse event ontmoeten beleidsmakers en publieke partijen die zich dagelijks bezighouden met het verbeteren van de publieke veiligheid in Nederland elkaar. Daarnaast geven diverse private organisaties die meedenken over optimaliseren van veiligheid acte de présence. Waaronder vijf partijen die zich onder de naam TOCH hebben verenigd: TriOpSys, Ordina, CGI, Hexagon en Frequentis. Het vijftal organiseerde op 9 oktober jl. een paneldiscussie over de complexiteit van de implementatie van een nieuw nationaal meldkamer systeem. Discussieleider was Toine Beukering, Lid van de Eerste Kamer der Staten-Generaal. Verder namen drie deskundigen op het podium plaats: Roland Heesen (TriOpSys), Nick Chorley (Hexagon) en Joerg Raab (onafhankelijk onderzoeker; associate professor of Tilburg University). Zij gaven steeds een toelichting bij de in totaal vier stellingen, waarop het ruim 100-koppige publiek door middel van rode (‘niet eens!’) en groene kaarten (‘eens!’) kon reageren.

Doelmatig met complexiteit omgaan
Bij de eerste stelling ‘Een complex probleem vraagt om een multidisciplinaire aanpak’ lichtte de zaal groen op. In plaats van discussie, was er een mooie analyse te horen: de complexiteit van het probleem ontstaat door de hoeveelheid actoren, maar ook door onderlinge afhankelijkheid. Bij dit project is er sprake van een technologisch, strategisch, projectmatig en organisatorisch niveau. Dat creëert complexiteit. De uitdaging is om dat doelmatig te behandelen. Het vergt daadkracht om verschillende culturen bij elkaar te brengen.

Gedeelde urgentie
Bij stelling 2 ‘Samenwerken in één systeem is niet mogelijk’ kleurde de zaal juist hoofdzakelijk rood. Samenwerken in één systeem is zeker mogelijk, zolang er vrijheid blijft om zaken zelf in te richten. Verder is er een bepaalde gedeelde urgentie nodig bij de samenwerkende partijen, een wil om in gezamenlijkheid te werken aan de voor de burger beste oplossing.

Big bang
Rood was ook bij de derde stelling de overheersende kleur. De meerderheid stemde tegen een ‘big bang’-aanpak bij het NMS-project. Het gaat om een technisch tegenover een politiek risico, zo luidde de toelichting. Als je kleine stapjes neemt, verklein je het technische risico, maar wordt het politiek risico vergroot. Als je te lang over de implementatie doet, kan je de uiteindelijke buy-in verliezen, omdat de wereld en de techniek meer en meer veranderen. Een mogelijke oplossing is om op de hoofdlocatie in één keer om te gaan, maar op een uitwijklocatie nog het huidige systeem te hanteren. Een andere oplossing is de aanpak die bij 112 gehanteerd is: wel een big bang, maar de helft van de systemen laten draaien in de oude modus. Hierdoor is er een terugvalmogelijkheid. Tot slot werd geopperd een dergelijk project in fases te verdelen, zodat men tussendoor kon bijsturen. Een oplossing waarvan veel mensen in het publiek voorstander blijken te zijn.

Vertraging door betrokkenheid
Bij de eerste drie stellingen was er veelal consensus. Bij stelling 4 liepen de meningen flink uiteen. ‘Door mensen te betrekken loop je vertraging op’ zorgt voor een 50/50-verdeling. Iemand stelt dat je het goed moet managen, want als je gebruikers te veel betrekt, krijg je wellicht een product dat verder gaat dan wat mensen écht nodig hebben. Een ander vindt dat je met name vertraging krijgt als je mensen pas laat in het proces betrekt en zij het niet eens blijken te zijn met wat er gebeurt. Weer een ander is van mening dat wanneer je gebruikers in de planning opneemt, dit geen vertragende werking heeft. De focus moet liggen op wat zij precies nodig hebben, niet op hoe het gemaakt moet worden…

Het zijn mooie inzichten die ervoor zorgen dat de houtskoolschetsen van het NMS meer klare lijnen vertonen. Deze constatering én de actieve deelname maken dit een zeer geslaagde paneldiscussie.