Primary tabs

Tijd dringt voor migratie naar SEPA

Op 1 februari 2014 is SEPA, de nieuwe Europese betaalmarkt, een feit. De migratie naar deze nieuwe standaard is complex en kost veel tijd. Maar de deadline is hard: organisaties die op 1 februari 2014 niet SEPA-proof zijn, kunnen geen geld meer overmaken en geen geld incasseren.

Ministeries en grote uitvoeringsorganisaties zijn er volop mee bezig, maar veel gemeenten moeten nog beginnen met hun migratie naar SEPA. Monique Kienhuis, principal business consultant Payments bij CGI: “We belden onlangs met honderden gemeenten en hebben met ruim 100 van hen inmiddels een gesprek gepland over de impact van SEPA. Het was logisch geweest als ze hadden gezegd dat ze druk bezig zijn met de migratie. Maar dat is niet zo, veel moeten er zelfs nog mee beginnen. Daar ben ik van geschrokken.” Gemiddeld duurt een succesvolle SEPA-migratie tussen de 9 en 18 maanden, afhankelijk van de complexiteit van de organisatie. Peter Scheilen, projectleider bij de Centrale Treasury van de gemeente Den Haag, onderschrijft dat: “Op tijd beginnen is de crux.”

Den Haag begon in 2008 met de SEPA-migratie en loopt volgens hem ver voor op andere gemeenten. “Veel zijn wel begonnen, maar kwamen er toen achter dat de migratie veel meer is dan het omzetten van een paar rekeningnummers. Dan moet je in je organisatie op zoek naar mensen en budget en dat is in deze tijd niet eenvoudig. De softwareleveranciers werkten ook niet echt mee en hebben hun pakketten laat of nog niet aangepast. Daardoor zijn veel gemeenten vastgelopen en hebben ze lange tijd niets gedaan.”

Grote risico’s

SEPA staat voor Single Euro Payments Area en is de Europese richtlijn die het grensoverschrijdende betalingsverkeer binnen 32 Europese landen standaardiseert. Dit heeft gevolgen voor het uitvoeren van betalingen. Zo komt er een nieuw, langer rekeningnummer (IBAN) en wijzigt het formaat van betaalopdrachten. Het heeft ook gevolgen voor het aanleveren van automatische incasso’s, waarvoor de regels veranderen. De komst van SEPA wordt wel eens vergeleken met het euro- of millenniumprobleem. Onterecht, zegt Kienhuis: “Het is in eerste instantie een businessproject, omdat je heel goed moet nadenken over hoe je de processen vormgeeft. Pas daarna komt de IT.”

Het belangrijkste knelpunt is volgens Kienhuis de incasso, SEPA Direct Debit genoemd. Die verandert wezenlijk. Kienhuis legt uit dat in SEPA alle machtigingen digitaal en als systeemdata worden vastgelegd en bijgehouden, in een aparte administratie (de mandaatadministratie). Bij elke afzonderlijke incasso-opdracht worden de bijbehorende mandaatgegevens meegestuurd naar de bank. Als die gegevens niet correct zijn, stuurt de bank de opdracht terug en wordt er dus niet geïncasseerd. Als dat op grote schaal gebeurt, heeft een organisatie een administratief en een financieel probleem, omdat er dan geen geld binnenkomt.

Harde deadline

De gemeente Den Haag heeft inmiddels overboekingen SEPA-proof gemaakt en is nu bezig met automatische incasso. Een belangrijk onderdeel, omdat het gros van de gemeentelijke belastingen via automatische incasso wordt geïnd. Lastig voor dit gedeelte van de migratie is dat veel softwareleveranciers hun financiële pakketten niet op tijd hebben aangepast aan SEPA. Scheilen: “De mandaatadministratie in ons systeem ondersteunt nog onvoldoende wat wij nodig hebben.” Er wordt nu hard aan gewerkt om het op tijd af te krijgen: “Begin 2013 hopen we de eerste concrete versie te testen.” De ontwikkel- en testfase duurt zeker een half jaar en illustreert hoeveel tijd er nodig is om SEPA-proof te worden, zeker voor relatief complexe organisaties. Kleinere overheden hebben het voordeel dat hun organisatie minder complex is, met minder financiële systemen die aangepast moeten worden. Maar voor hen is het vaak weer lastig om voldoende mensen en middelen vrij te maken, merkt Scheilen op. De deadline van 1 februari 2014 is echter hard en komt rap naderbij. Scheilen: “Het is geen keuze, je moet SEPA-proof zijn. Ik maak me voor ons geen zorgen, maar gemeenten die niet op tijd zijn begonnen, hebben straks wel een probleem.”