De cruciale rol van ERP bij de Digitale Transformatie

Organisaties (bedrijven en overheden) gaan momenteel door een fase van digitale transformatie (DT). In 2017 staat DT onverminderd hoog op de agenda, maar organisaties vinden dat ze, in vergelijking tot 2016, minder ver zijn in deze transformatie (CGI’s Global 1000 2017 – Voice of our Clients). Om aansluiting te houden bij een nog steeds versnellende digitale wereld, zullen organisaties hun bedrijfsprocessen moeten optimaliseren en zodanig inrichten dat ze hun klanten optimaal kunnen bedienen en snel kunnen inspelen op de veranderende omgeving. Het beschikbaar komen van steeds meer digitale hulpmiddelen, die ontstaan uit diverse technologische ontwikkelingen, biedt organisaties de gelegenheid om dit te doen. Deze nieuwe hulpmiddelen zijn vooral extern gericht (zoals Customer Experience, Supplier Collaboration, Internet Of Things). Om integraal te kunnen samenwerken binnen het ecosysteem, met klanten en partners, is interne samenwerking een basisvoorwaarde. Sterker nog: externe integratie zal niet succesvol zijn als een organisatie niet intern geïntegreerd is. Een graadmeter hiervoor is een uitstekend functionerend ERP-systeem. ERP richt zich al tientallen jaren op interne integratie, maar heeft ook steeds meer mogelijkheden tot externe integratie. Om de invloed van alle ontwikkelingen voor de organisatie in goede banen te leiden en deze ontwikkelingen zo goed mogelijk te benutten is ERP dus een belangrijke randvoorwaarde.

De kern van de Digitale bedrijfsvoering

ERP is sinds het ontstaan al de kern geweest van de digitale bedrijfsvoering. Het betrof meestal een nogal gesloten, robuust systeem dat essentieel was en is bij het voeren van een geïntegreerde bedrijfsvoering waarbij altijd actuele, betrouwbare bedrijfsinformatie beschikbaar is. De huidige grote ERP leveranciers bestaan al tussen de 20 en 40 jaar. In die tijd hebben hun systemen zich sterk ontwikkeld. Deze ontwikkelingen waren niet alleen gericht op de techniek van de systemen en infrastructuur (van mainframe naar web-based), maar ook op het gebied van open standaarden, mogelijke uitwisselings­formaten en grotere koppelingsmogelijkheden. De laatste jaren is deze ontwikkeling niet zomaar een stap verder gegaan, maar heeft een enorme sprong gemaakt. Door nieuwe architecturen, betere performance en het nog meer openstellen van de systemen maakt ERP het mogelijk om optimaal te profiteren van de DT kansen en daarbij een stabiele bedrijfsvoering te houden, die ook nog sneller inspeelt op de actuele situatie.

Geïntegreerde oplossingen

ERP leveranciers lopen dan ook voorop in het leveren van (uiteraard) geïntegreerde oplossingen. Uitgaande van hun Digital Core (de kernsystemen, die vaak het primaire proces besturen) wordt ondersteuning geboden voor onder andere Big Data Analytics, Cloud oplossingen, Internet Of Things, Machine Learning and Artificial Intelligence, Mobile Technologies en Social Technologies. Informatie vanuit diverse platformen kan worden gebruikt om een agile bedrijfsvoering te realiseren. Een voorbeeld: een energienetwerkbeheerder. Energie wordt in toenemende mate geleverd door kleine, particuliere leveranciers (zonnepanelen, aardwarmte) en steeds meer verschillende alternatieve bronnen (zon, wind, water). Hierdoor kan het aanbod op verschillende plekken in het net fluctueren. Door IoT-toepassingen direct te koppelen aan het ERP systeem van de energieleverancier, kunnen deze fluctuaties real-time worden vertaald in aanpassingen van output van energiecentrales zodat een betere spreiding van levering en afname kan worden bereikt. 

Betrouwbaarheid, wendbaarheid en integriteit

Wanneer het ERP systeem op een juiste manier het gewenste bedrijfsproces afbeeldt, kan snel worden ingespeeld op informatie vanuit verschillende bronnen (klant/burger, medewerkers, processen en machines). Deze informatie bereikt de organisatie vanuit verschillende platformen (zoals Cloud-oplossingen, IoT-platforms, Social Media) en wordt verwerkt op verschillende wijzen (direct in het ERP-systeem, middels Analytics of met tussenkomst van een medewerker). Al deze mogelijkheden leiden tot verschillende resultaten, die kunnen worden ondersteund door het ERP-systeem, dat vervolgens de betrouwbaarheid en integriteit hiervan waarborgt.

ERP representeert het bedrijfsproces van een organisatie. Het blijft hoe dan ook het kernsysteem voor een beheerste en betrouwbare bedrijfsvoering. In het nieuwe digitale tijdperk wordt ERP ook het kernsysteem waarbij alle aspecten van de nieuwe ICT samenkomen. Marketing­strategieën, inkoopactiviteiten en aangeboden producten kunnen direct worden afgestemd op surfgedrag, social media uitingen, meteorologische data, etc. Deze architectuur biedt bovendien mogelijkheden voor simulaties op basis van de externe en interne data en zorgt voor een grotere slagvaardigheid van de organisatie. Ondertussen zorgt de robuustheid van de ERP core ervoor dat de financiële balans op orde is, inkoop optimaal functioneert, klanten op het juiste moment de juiste producten aangeleverd krijgen en facturen en betalingen op tijd de deur uitgaan.

Begin bij de basis

De meeste grote organisaties hebben hun bedrijfsvoering goed op orde met ERP. Wanneer deze organisaties hun digitale transformatie strategie gaan uitwerken, moet sowieso de integrale samenhang van de bedrijfsprocessen worden geborgd. Dit kan worden gerealiseerd door ERP als basis te nemen van waaruit de nieuwe processen in het ecosysteem van de organisatie worden ontworpen. ERP staat in dat geval centraal in de digitale architectuur. In combinatie met bijvoorbeeld cloud-oplossingen is dan een two-speed IT mogelijk, waarbij de digital core de stabiele basis vormt en de overige componenten op een snelle en doeltreffende manier kunnen worden ontwikkeld. Dit is cruciaal voor een geslaagde transformatie naar de nieuwe digitale bedrijfsvoering in combinatie met ERP. Hierdoor kan een organisatie goed en snel inspelen op veranderingen en wordt de digitale transformatie niet een hype, maar wordt een toekomstvaste en betrouwbare situatie gecreëerd.

CGI heeft al decennia ervaring met het helpen van klanten bij systeemintegratie en hun ERP strategie.