SAP heeft de toekomst van haar klanten al een paar jaar geleden aangevoeld. De nieuwe versie S/4HANA wordt zowel on-premise als in de cloud aangeboden. Daarbij zijn er accelerators die de stap naar S/4HANA in de cloud eenvoudiger maken. Verder kan SaaS de gebruikersorganisatie ontzorgen ten aanzien van de beheerlast van de software en de systemen waar deze op draait. Dat klinkt misschien allemaal als IT, maar dat maakt het nog geen pure technische migratie. 

De trigger voor een dergelijke migratie komt vaak vanuit de IT-organisatie. De huidige software is end-of-life, IT-dienstverlening wordt geoutsourcet of gewoon omdat iedereen er mee bezig is.

Hierdoor wordt het initiatief vaak vanuit de techniek gestart. Dan ligt het voor de hand om een partner te zoeken die de technische vaardigheden tentoonspreidt en ervaring heeft opgebouwd in datamigratie en integratie. En dat is uiteraard ook belangrijk. Maar dit type migraties vraagt voor, tijdens en na de migratie ook volkomen andere vaardigheden en aandachtspunten. 

Focus op bedrijfsvoering

Doordat de impact van de transitie en de verandering die dit teweeg brengt voor de operatie groot is moet je de business meenemen in de planning van de verandering. De aandachtspunten rond de migratie van business software naar de cloud liggen op de verschillende vlakken:

  1. Business Case
  2. Data Management
  3. Knowledge Management

Hoewel je misschien niet warm loopt voor deze drie buzz-words vormen deze drie aandachtsgebieden stuk voor stuk een deel van het fundament voor het succes van de migratie in het kader van deze digitale transformatie.

Business Case: Het moet wel nut hebben

De migratie met business software naar de cloud zal teweeg brengen dat bestaande softwareoplossingen worden vervangen door meerdere cloud producten. SAP ERP dekt met de huidige suite alle functionele gebieden af in een geïntegreerde oplossing. In de nieuwe S/4HANA business suite zal deze functionaliteit door meerdere cloud producten worden overgenomen: maar welke producten?

Voor het maken van deze keuzes zal de IT-afdeling de proceseigenaren uit de business moeten betrekken. De migratie vergt ook een bedrijfsprocesverandering die in de meeste gevallen niet in één keer te realiseren is. Voor deze verandering zal daarom een stappenplan moeten worden ontwikkeld waarin IT en business hand in hand doelstellingen definiëren. De investering die hierbij komt kijken vereist dat er helderheid is over wat de voordelen voor de business eigenlijk zijn.

En als je in kaart hebt gebracht welke voordelen de overgang naar S/4HANA heeft voor de operatie dan kun je ook de juiste prioriteiten stellen. Want er zijn maar weinig bedrijven die dit big bang aanvliegen.

Data Management: We willen wel met elkaar kunnen praten

In standaard software, zoals cloudproducten zijn, ligt het datamodel vast. En waar je in het verleden in eigen beheer kon definiëren wat je nodig had, zal je moeten wennen aan het feit dat er met andermans standaarden gewerkt moet worden. Deze cloudproducten integreren met elkaar, maar integreren ook met andere bestaande en toekomstige softwareproducten.

Om te voorkomen dat er tijdens de migratie integratieproblemen ontstaan door verschillen in data-definitie dienen vooraf meta-data-definities te worden opgesteld en worden onderhouden. Tevens zal in sommige gevallen ook een team moeten worden georganiseerd dat de meta-data beheert en als design authority kan fungeren.

Knowledge Management: We willen het wel kunnen begrijpen

De outsourcing van IT-diensten brengt met zich mee dat bepaalde kennis na de migratie niet meer aanwezig is in de eigen organisatie. Om deze kennis te ontsluiten wil je niet steeds een beroep doen op IT-dienstverleners. Om deze kennis over de bedrijfsprocessen, en hoe en waarom deze op een bepaalde wijze ondersteund worden, te borgen in de eigen organisatie zullen kerngebruikers moeten worden geselecteerd. Door deze kerngebruikers te laten deelnemen in het project groeien ze uit tot champions en kunnen ze meerwaarde bieden bij de ontwikkeling van verbeterplannen. Hij of zij weet dan namelijk hoe de bedrijfsprocessen integreren en waarom deze zo werken. Ook zijn kerngebruikers de kennisdragers bij het beantwoorden van vragen van eindgebruikers. Het selecteren en vrijmaken van kerngebruikers in een vroeg stadium is daarom erg belangrijk. Zij borgen de toegevoegde waarde van de cloudproducten voor de business en absorberen kennis over de nieuwe processen tijdens het migratieproject.

Regie is onontbeerlijk

Om een dergelijk project zelf uit te voeren of aan te besteden vraagt dus een goede voorbereiding. Deze dient ook al ruim van de voren te starten. Het begint met de voorbereiding door IT-architecten met het verzamelen van de business doelstellingen, de business- en IT-strategie, architectuureisen en selectie van de mogelijk benodigde software producten en diensten. 

Daarbij zal de business moeten worden betrokken om de business case te kunnen maken. Hierbij zijn met name de rollen proceseigenaar en kerngebruiker nodig. Ook data-eigenaren dienen te worden aangewezen en een databeheerorganisatie zal operationeel moeten zijn voordat het project start.

Hierdoor wordt de buy-in van de business op al deze vlakken al vroeg verkregen. Deze is nodig voor het welslagen van een dergelijk transitie. 

Maak een plan

Met mijn collega’s van CGI begeleid ik klanten met de voorbereidingen voor een dergelijke project of programma. Want bij veel organisaties kan de migratie gewoon niet als big bang worden aangevlogen. En als je willekeurig ergens begint loop je zeker vast. Er is een stappenplan of roadmap nodig om samen met de business de juiste ontkoppelpunten te vinden in, de vaak complexe, integratie van processen en systemen. Het vinden van de juiste ontkoppelpunten is hierbij heel belangrijk om tot een uitvoerbaar plan te komen. 

Daarin wordt natuurlijk ook meteen de impact op de IT-dienstverlening meegenomen. De overgang naar clouddienstverlening zal verschuivingen geven in de verantwoordelijkheden tussen klant en leverancier. Het zwaartepunt ligt echter nog altijd bij de toegevoegde waarde voor de operatie. De transitie vraagt een behoorlijke investering van geld en inzet. 

En krijg daar de handen maar eens voor op elkaar!

 

Wilt u meer weten over de succesfactoren van een SAP-migratietraject naar cloud? Neem dan gerust contact met mij op via hans.van.capelleveen@cgi.com

 

Wil je relevant blijven en is dit blog ook interessant voor jouw achterban? Deel dit blog dan via de social media buttons.

Over de auteur

Hans van Capelleveen

Hans van Capelleveen

Director Consulting Expert

Hans van Capelleveen werkt sinds 1999 bij CGI en is Director Consulting Expert op het gebied van Enterprise Resourcing Planning. Zijn ervaring bestrijkt een breed gebied: van internationaal programmamanagement tot ERP-implementaties en in verschillende IT-functies ...

Voeg commentaar toe

Comment editor

  • No HTML tags allowed.
  • Lines and paragraphs break automatically.
Blog richtlijnen en gebruiksvoorwaarden