Mensen leven langer dankzij technologie terwijl voor organisaties het omgekeerde het geval kan zijn. Organisaties kunnen hun leven echter ook rekken door inzet van (nog meer) technologie. Technologie: probleem én oplossing ineen.

Introductie

De bedrijfspraktijk en de wetenschap worstelen met het technologievraagstuk. De ene groep analisten en experts schetst een optimistisch beeld met betrekking tot de rol die (informatie) technologie gaat spelen in het leven van de mens. Een andere groep wijst op de gevaren van steeds ‘slimmer’ wordende technologie en een naderende technocalyps.[i] Ook wijzen wetenschappers op het gebrek aan aandacht voor de impact van technologie in algemene managementliteratuur. Hierbij wordt onder meer verwezen naar de beperking in capaciteit van denken en doen van mensen die werken in organisaties om nieuwe technologie te selecteren en toe te passen. Organisaties hebben te kampen met veel verouderde technologie die nieuwe ontwikkelingen in de weg staat. Gevolgen kunnen zijn: zeer hoge kosten voor beheer en onderhoud of, nog erger, onherstelbare fouten of negatieve invloed op bedrijfsresultaten. Organisaties willen vooruit maar kunnen of durven niet.

Samengevat is te stellen dat de problematiek rondom IT-modernisering twee kanten kent: een bestuurlijke en een technologische. Laten we met deze laatste beginnen.

Technische uitdaging

Het moderniseren van een heel IT-landschap in één keer is omvangrijk en zonder een goede aanpak en de juiste methoden en technieken ook risicovol. Waar moet je dan beginnen? Belangrijk is om overzicht te hebben of een ordening aan te brengen in het landschap waardoor relaties en afhankelijkheden tussen (technische) componenten goed zichtbaar worden. Voor deze analyse van bestaande IT-onderdelen kan gebruik worden gemaakt van een zogenaamd vierlagenmodel:[ii]

  1. Applicaties en apparaten;
  2. Technisch applicatiemanagement;
  3. Datacenters en servers;
  4. Infrastructuur en connectiviteit.

De onderste laag (vier) is die van infrastructuur en connectiviteit. Deze laag verbindt kantoren, fabrieken en andere gewenste locaties binnen en buiten de organisatie. Algemeen is te stellen dat standaardisatie in deze laag gemakkelijker is te realiseren dan in de bovenste lagen waar de diversiteit van eisen en wensen van de business een grotere rol speelt. Datacenters en centrale servers met hun operating systemen bevinden zich in de laag boven infrastructuur en connectiviteit. Bedrijfsgevoelige informatie is hier opgeslagen via storage systemen waar niet iedereen zomaar bij mag komen. Grote multinationals gebruiken meestal een beperkt aantal van deze datacenters wereldwijd terwijl leveranciers van clouddiensten systemen en opslagcapaciteit beschikbaar stellen via IaaS en PaaS concepten.[iii]

De tweede laag van boven is een nogal problematische laag. Deze laag wordt meestal technisch applicatiemanagement genoemd en bevat componenten zoals interfaces en databases. Deze laag is zo problematisch omdat in de loop der tijd een wirwar aan koppelingen tussen allerlei systemen binnen en buiten de eigen organisatie is gebouwd waarbij geen of beperkte documentatie aanwezig is. De bovenste laag is die van applicaties en apparaten zoals desktop, laptop, smartphone en tablet PC waarop deze applicaties zijn geïnstalleerd of gedownload. Alle technische lagen hebben raakvlakken met security, waarbij per laag verschillende methoden en technieken bestaan om dit te realiseren.

IT-modernisering hoeft zich niet persé te richten op het gehele landschap of alle lagen tegelijkertijd. Het vierlagenmodel kan naast ordening ook helpen bij het segmenteren of stellen van prioriteiten. Het bijhouden en ontwikkelen van expertise voor bestaande en nieuwe IT-componenten is een grote uitdaging voor veel organisaties. Niet zelden verlopen projecten en initiatieven moeizaam vanwege een gebrek kennis en kunde. Als oplossing voor dit probleem wordt dan externe deskundigheid ingezet.

Bestuurlijke uitdaging

Een andere factor van betekenis waar moderniseringsinitiatieven of projecten last van kunnen hebben is bestuurlijk onvermogen. Onderzoek van Hutchinson en Wabeke (2006) laat zien dat met een goede voorbereiding, identificatie en definitie veel waarde wordt gecreëerd. Elke IT-modernisering start daarom met een gedegen analyse van de actuele situatie van het IT-landschap. Een proefproject (pilot) uitvoeren helpt hierbij om noodzakelijke kennis en ervaring op te doen voordat een grootschalige uitvoering wordt gestart. Vervolgens is het belangrijk om werkconstructies te bouwen die engineers in staat stellen om soepel en snel met elkaar te kunnen samenwerken. Hoe groter het aantal betrokken partijen, hoe lastiger dit voor elkaar is te krijgen. Hier zit het probleem meestal niet bij de engineers zelf maar meer bij het coördinerend management dat vaak slechts oog heeft voor het eigenbelang in plaats van het collectief belang. Ook blijkt hoe formeler en meer procedureel de sturing is geregeld hoe moeizamer samenwerking verloopt.[iv] Interessant hierbij is in hoeverre het probleem groter of kleiner wordt afhankelijk van het aantal betrokken ZZP-ers. Een aanname is dat ZZP-ers zich meer door eigenbelang laten leiden dan management of medewerkers die in loondienst zijn. Een screening van het internet laat zien dat het imago van ZZP-ers hier niet overwegend positief is.

Weer even terug naar een samenwerkingsconstructie die engineers in staat stelt om soepel en snel te kunnen functioneren. Hoe ziet een dergelijke constructie er dan uit? Belangrijk zijn een eenduidig managementmandaat en een veilige situatie. Dit laatste betekent dat mensen vrij en onbelemmerd kunnen bijdragen zonder politiek gedoe of angst. Daarnaast is ook een ervaren projectleider ‘die de weg weet’ een belangrijke factor naast verantwoordelijkheidsgevoel. Het taakgericht werken en het inzetten van tools om routinematig werk te automatiseren bevorderen de snelheid van een project.[v] Zo is Application Renewal bijvoorbeeld een productiviteits- en kwaliteitsinstrument waarmee verouderde of nieuwe IT systemen snel zijn te herbouwen tot geoptimaliseerde en flexibele systemen. Application Renewal kan helpen om time-to-market en innovatie naar een hoger niveau te tillen.

Voor wat betreft het maken van technische keuzes is het hergebruiken van standaardcomponenten of standaardsoftware te overwegen. Hiermee is maatwerk te beperken. Echter, deze stelregel gaat niet altijd op. Soms kan centraal gevoerd beleid om een standaardoplossing te gebruiken – ‘one size fits all benadering’ – juist duurder en minder flexibel zijn.[vi] Zeker als deze standaardoplossing niet past of geschikt is voor (delen van) de organisatie. Hier kan dan met de juiste instrumenten van Application Renewal een maatwerkoplossing veel geld besparen en doorlooptijden terugbrengen van jaren naar maanden. Een gedegen analyse in het begin van een moderniseringsproject dient uitsluitsel te geven of een standaardoplossing of maatwerk het beste past.

Samenvatting

IT-modernisering is geen sinecure. Behalve dat de technische uitdaging groot is speelt ook de bestuurlijke kant een belangrijke rol bij het creëren van een passende oplossing. Een gedegen en bewezen aanpak met een doordachte analyse als startpunt zijn noodzakelijke ingrediënten voor het creëren van waarde. De uitvoering van een moderniseringsproject leunt voor een belangrijk deel op het fundament dat in de beginfase is aangelegd. Inzet van instrumenten of concepten zoals het vierlagenmodel en Application Renewal helpen om de uitvoering van IT-modernisering te versnellen. Zo wordt technologie van probleem én oplossing ineen met IT-modernisering vooral een oplossing …

Leon Dohmen is principal managementconsultant CGI.

Bron: BlogIT

[i] http://www.blogit.nl/singulariteit-op-weg-naar-god-een-technocalyps

[ii] http://www.mijnmanagementboek.nl/shop/index.php/catalog/product/view/id/125861/s/it-modernisering-met-new-governance-46584-www-mijnmanagementboek-nl/

[iii] IaaS staat voor infrastructure as a service terwijl PaaS platform as a service betekent.

[iv] http://www.slideshare.net/ldohmen/new-governance-inspire-it-23-sep-2014-versie-20

[v] http://www.blogit.nl/snelheid-in-projecten-is-een-ideaal-voor-organisaties

[vi] Er is een voorbeeld bekend waarbij de standaardoplossing enkele miljoenen Euro’s duurder was in vergelijking met een maatwerkoplossing

Over de auteur

Picture of Leon Dohmen

Leon Dohmen

Principal Management Consultant

Volg Leon Dohmen op social media Over Leon Dohmen Leon joined CGI in 2001. Since 1990 he guided more than 60 assignments and projects for large and small (inter)national companies including DSM, Stream ...

Voeg commentaar toe

Comment editor

  • No HTML tags allowed.
  • Lines and paragraphs break automatically.
Blog richtlijnen en gebruiksvoorwaarden