Personal Assistant (32-40 uur/wk)

Category: Administration
Plaats: Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland
Position ID: J1019-1678
Type dienstverband: Full Time

Position Description

Ben jij een enthousiaste, doortastende en proactieve PA met leidinggevende ervaring? Ben jij gestructureerd, nauwgezet en beschik je over organisatorisch en sterk coördinerend talent? Werk jij graag samen met het Management en Secretaresse Team om bij te dragen aan het succes van de sector? Dan zoeken wij jou!
Voor onze sector Vital Civil Infrastructures (VCI) in Rotterdam zoeken wij een representatieve Personal Assistant voor 32-40 uur in de week.

Wat ga je doen?
Je taken zijn breed, uitdagend en zeer divers. Denk bijvoorbeeld aan het plannen, organiseren, bijwonen (gastvrouw) en verzorgen van verschillende bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen, zowel intern als extern. Daarnaast doe je uiteraard ook de dagelijkse administratieve taken.
Essentiële taken van de Personal Assistant zijn o.a.:
• Je ondersteunt en bent een betrokken aanspreekpunt voor de Vice President, het (sector) management en secretaresse team en medewerkers van de sector Vital Civil Infrastructures;
• Het opstellen van de jaaragenda en deze proactief bewaken;
• Het plannen, voorbereiden, notuleren en acties bewaken van wekelijkse management meetings, heidagen en sectormeetings;
• Het verzorgen van het volledige beheer van de agenda en mailbox, proactief acties bewaken;
• Je stuurt een team van 2 senior secretaresses aan in de sector. Met elkaar lever je (proactieve) teamsupport aan de management teams in de sector;
• De administratieve afhandeling van reisaanvragen en het boeken van reizen;
• Het bijhouden en bewaken van diverse administratieve processen en data zoals bijvoorbeeld vakantieplanningen en de in- en uitstroom van medewerkers;
• Bestellingen plaatsen en zorgen voor administratieve afhandeling via ons inkoopsysteem;
• Intranetwebsite en interne systemen en overzichten bijhouden;
• Administratieve ondersteuning voor werving- en selectie processen;
• Het uitwerken en afhandelen van correspondentie, telefoonafhandeling, contact met klanten en collega’s in binnen- en buitenland.

Wat breng je mee?
Je bent uiteraard een echte teamspeler die bij grote drukte het hoofd koel houdt. Tevens kun je snel schakelen, je bent flexibel en je beweegt mee met een organisatie die constant in ontwikkeling is. Je vindt het belangrijk om mee te denken en neemt ook zelf initiatief. Je kunt prima zelfstandig functioneren en hebt coördinerende talenten. Communicatief ben je ook handig genoeg om de informatie te achterhalen die je nodig hebt om je baan goed te doen. Je bent servicegericht, accuraat, initiatiefrijk en kunt duidelijk je prioriteiten stellen.
Overige criteria:
• Je hebt een afgeronde Secretaresse opleiding en ruime ervaring als PA/Secretaresse;
• Je hebt interesse en relevante werkervaring in een internationale (ICT) werkomgeving;
• Je bezit professionele schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in zowel Engels als Nederlands. Dit is een echte must;
• Tevens kun je “lezen en schrijven" met de PC (Microsoft Office).

Waar kom je terecht?
Je komt terecht bij een van de meest succesvolle wereldwijde ICT dienstverleners. We bieden je dan ook uitstekende arbeidsvoorwaarden en een contract voor onbepaalde tijd.

Wij willen het beste uit jou halen
Wanneer je bij CGI komt werken kom je terecht in een ambitieuze en focuste organisatie met professionele collega’s en ben jij de spil binnen een hechte community. We stimuleren je in jouw ontwikkeling en bieden je hiervoor alle ruimte. Doorgroeien is vanzelfsprekend.

Are you ready to Be part of our story?

Meer informatie
Herken jij jezelf in het profiel en voldoe je aan de functie eisen, solliciteer direct door te klikken op de button I’m interested!
Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature? Neem dan contact op met Clarice Bannenberg via (06) 5371 0999 of via clarice.bannenberg@cgi.com.
Vragen over de sollicitatieprocedure? Neem contact op met recruiter Saira Khan via (088) 564 0000 of via recruitment.nl@cgi.com.

Bezoek voor meer informatie over CGI: www.cginederland.nl

What you can expect from us

Bouw met ons aan je carrière

Het is een bijzondere tijd binnen de wereld van IT, de digitale transformatie zit in een versnelling. CGI heeft een schat aan kennis en praktische ervaring op het gebied van digitale transformatie. Zo helpen wij onze klanten belangrijke stappen te zetten op de weg naar hun digitale transformatie en bieden we onze professionals uitdagende carrièremogelijkheden.

Ons succes is gebaseerd op het talent en de betrokkenheid van onze professionals. Samen, als één team, staan we voor de uitdagingen en delen we de beloningen die gepaard gaan met de groei van CGI. Dit versterkt het gevoel van eigenaarschap, want al onze professionals delen mee in de waarde die wij gezamenlijk creëren.

Kom werken bij CGI én bouw samen met ons aan een van de grootste, onafhankelijke, IT en zakelijke dienstverleners ter wereld.

Bezoek voor meer informatie over CGI: www.cginederland.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Wij bieden onze professionals een gelijkwaardige behandeling en gelijke carrièrekansen.

Meer informatie of vragen over de sollicitatieprocedure? Neem hiervoor contact op met de afdeling Recruitment via (088) 564 00 00.